1. Впровадження ЗУП та технічна автоматизація — першочерговий напрям роботи
Керування впровадженням ЗУП з боку зарплатного обліку: аналіз поточних процесів, формування вимог, визначення пріоритетів і плану впровадження, контроль готовності системи до використання.
Підготовка технічних завдань для розробників: опис алгоритмів нарахувань, правил розподілу витрат, обміну даними, бухгалтерських проведень, звітів і контрольних перевірок; визначення критеріїв приймання результатів.
Побудова єдиного автоматизованого процесу — від отримання кадрових даних та обліку робочого часу до розрахунку заробітної плати, підготовки виплат, відображення в бухгалтерському обліку та формування звітності.
Організація налаштування обміну даними між кадровими, зарплатними й бухгалтерськими системами; забезпечення повноти та коректності передавання інформації.
Впровадження електронних табелів і маршрутів погодження даних про робочий час, відпустки, лікарняні, відрядження, премії та інші підстави для нарахувань.
Тестування доопрацювань, проведення паралельного розрахунку в поточній і новій системах, аналіз та усунення розбіжностей спільно з розробниками.
Підготовка інструкцій, навчання користувачів, організація переходу на новий процес і подальшої підтримки системи, зокрема опрацювання нестандартних випадків.
2. Автоматизація розподілу зарплати за проєктами та грантами — ключовий результат впровадження
Розроблення та впровадження правил автоматичного розподілу заробітної плати, пов’язаних нарахувань і забезпечення виплат відпусток за юридичними особами, підрозділами, проєктами, грантами та джерелами фінансування.
Формування технічних завдань для розподілу витрат на підставі погоджених табелів, даних про зайнятість у проєктах та інших підтвердних документів відповідно до облікової політики й вимог донорів.
Налаштування механізмів розподілу витрат працівників, залучених до кількох проєктів, а також перерозподілів і коригувань зі збереженням історії змін.
Впровадження перевірок повноти розподілу, відсутності дублювання та відповідності загальним сумам нарахувань; контроль витрат щодо затверджених бюджетів.
Автоматизація бухгалтерських проведень і звітів у розрізі проєктів та грантів із можливістю простежити суму від первинних даних до обліку й донорської звітності.
3. Організація роботи команди та контроль зарплатного обліку
Організація роботи напряму: розподіл завдань, планування навантаження, контроль строків і якості, навчання та забезпечення взаємозамінності працівників.
Налагодження взаємодії з відділом кадрів, фінансовою командою, керівниками проєктів та розробниками; встановлення строків подання й погодження даних.
Організація та контроль повного циклу нарахування заробітної плати й інших виплат, самостійне опрацювання складних і нестандартних розрахунків, контроль винагород фізичним особам за цивільно-правовими договорами в межах закріпленої ділянки.
Контроль правильності нарахувань, податків, зборів, ЄСВ та інших утримань, підготовки платіжних відомостей і реєстрів, погодження та своєчасності виплат.
Забезпечення коректних бухгалтерських проведень, розрахунку забезпечення виплат відпусток, звірки нарахувань, виплат, утримань і залишків та щомісячного закриття ділянки.
Забезпечення конфіденційності зарплатних даних, розмежування доступу й функцій нарахування, перевірки та погодження виплат, збереження документів.
4. Звітність, аналітика та супровід перевірок
Організація підготовки, перевірки та подання податкової і статистичної звітності щодо виплат фізичним особам та ЄСВ, контроль її узгодженості з обліком.
Підготовка даних для планування фонду оплати праці, прогнозування виплат, аналізу відхилень від бюджету, управлінської та донорської звітності.
Підготовка розшифровок і підтвердних документів для внутрішніх перевірок, зовнішнього аудиту та трансформації фінансової звітності.
Відстеження змін законодавства, ініціювання відповідних оновлень у системі та перевірка їх реалізації; консультування працівників і керівників щодо розрахунків.
Практичний досвід впровадження ЗУП або аналогічної зарплатної системи та автоматизації зарплатних процесів — від формування вимог до тестування й запуску.
Досвід написання технічних завдань для розробників: уміння описувати розрахункові алгоритми, структуру даних, правила обміну, контрольні перевірки та очікуваний результат.
Досвід організації розподілу витрат на оплату праці за проєктами, підрозділами або джерелами фінансування, зокрема для працівників, залучених до кількох напрямів.
Впевнене володіння зарплатними модулями BAS/ЗУП або аналогічних систем, розуміння взаємозв’язку кадрових даних, нарахувань, виплат і бухгалтерських проведень.
Досвід тестування змін, звірки даних між системами, пошуку причин розбіжностей і взаємодії з розробниками.
Впевнене володіння Excel: формули пошуку й умовного підсумовування, зведені таблиці, перевірка та зіставлення великих масивів даних.
Досвід нарахування та обліку заробітної плати від 5 років, зокрема від 2 років керування командою або координації зарплатної ділянки.
Практичні знання трудового й податкового законодавства України, правил оплати праці, соціального страхування та обліку виплат працівникам.
Досвід повного циклу зарплатних розрахунків, нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ, підготовки електронної звітності й виправлення помилок минулих періодів.
Вміння формувати забезпечення виплат відпусток, проводити звірки та закривати зарплатну ділянку за місяць.
Вища освіта у сфері обліку, аудиту, фінансів або економіки.
Системність, уважність до деталей, дотримання строків і конфіденційності, здатність пояснювати вимоги та організовувати впровадження змін.
Буде перевагою: досвід роботи з грантовим фінансуванням і донорською звітністю, автоматизації обліку для кількох юридичних осіб, використання Power Query для обробки та звірки даних.